Mit der Excel-Funktion SVERWEIS Daten mappen

Worum es geht

Immer wenn Datenbanken die Möglichkeit des csv-Imports bieten, ist Excel mit seinem Funktionsumfang ein nützliches Werkzeug zur Erstellung der Importdateien. Dieser Beitrag zeigt, wie die Excel-Funktion SVERWEIS dabei unterstützt.

Aufgabe

In einer bestehenden Struktur in einem PIM-System (Produktinformationsmanagement System) soll eine Liste von Produkten neu angelegt werden. Die Struktur im PIM System ordnet die Produkte nach möglichen Prozessanschlüssen.

Produktstruktur im PIM-System
Produktstruktur im PIM-System

Mit einer csv-Datei können die neuen Produkte in diese bestehende Struktur importiert werden. Diese csv-Datei muss definierte Spalten enthalten:

  • Den Namen der Hierarchie, in die die neuen Produkte eingeordnet werden
  • Die Typbezeichnung des neuen Produkts
  • Die Artikelnummer des neuen Produkts
Aufbau der Importdatei
Die Spalten B und C sind die Typbezeichnung bzw. Artikelnummer der neuen Produkte, die Spalte A mit dem Namen der Produkthierarchie soll aus dem Produktnamen erzeugt werden und der oben gezeigten Hierarchie der Produktstruktur entsprechen

Analyse

Wie ist der Prozessanschluss in der Produktbezeichnung abgebildet?

Es handelt sich um technische Produkte mit einer eindeutigen Typbezeichnung, deren typabhängige Eigenschaften durch einen definierten Typenschlüssel festgelegt sind.

Typenschluessel, der Prozessanschluss ist über die drei Buchstaben an Position 10-12 der Typbezeichnung festgelegt
Der Prozessanschluss ist über die drei Buchstaben an Position 10-12 der Typbezeichnung festgelegt (gelbe Markierung)

Mögliche Prozessanschlüsse zeigt folgende Tabelle, z. B. hat LFV330-DAGBVXMR0500 einen Prozessanschluss Gewinde.

Ausprägungen der Typenschlüsselposition Prozessanschluss
Vergleicht man die möglichen Prozessanschlüsse mit der Struktur im PIM-System fällt auf, dass es mehrere Typausprägungen zur Struktur „Prozessanschlüsse Gewinde“ gibt

Fazit aus der Analyse

  • Die PIM-Struktur kann nicht direkt aus der Typbezeichnung herausgelesen werden
  • Jeder Prozessanschluss eines Produkts muss einer Gruppe zugeordnet werden (symbolisiert durch die Rechtecke in der Liste der Prozessanschlüsse).

Realisierung mit der Excel-Funktion SVERWEIS

Schritt 1: Mappingtabelle erstellen

  • Eine Mappingtabelle in einer zweiten Excel-Mappe erstellen.
  • In die Spalte A die drei Buchstaben des Prozessanschlusses aus dem Typenschlüssel eintragen
  • In die Spalte B den dazugehörigen Namen der Struktur im PIM-System eintragen
Mappingtabelle Typenschlüssel - Hierarchiename
Welche Typenschlüsselausprägung des Prozessanschlusses gehört zu welchem Hierarchienamen

Schritt 2: Mappingtabelle alphabetisch sortieren

  • Die erstellte Tabelle alphabetisch (A nach Z) sortieren.

Dieser Schritt ist für die richtige Funktion des Mappings unbedingt erforderlich!

Mappingtabelle alphabetisch sortieren
Die gesamte Tabelle markieren und unter dem Reiter Daten die Funktion sortieren nutzen.

Schritt 3: Prozessanschluss aus der Typbezeichnung ermitteln

In der Mappe der zu importierenden Produkte eine neue Spalte einfügen. In diese Spalte die Buchstaben des Prozessanschlusses aus der Typbezeichnung des Produkts kopieren.
Realisiert wird das mit der Excel-Funktion TEIL.

  • Die erste Zelle dieser neuen Spalte (nicht die Überschrift) anklicken.
  • Im Reiter Formeln auf Funktion einfügen klicken und nach der Funktion TEIL suchen.
Nach der Funktion TEIL suchen
Nach der Funktion TEIL suchen
  • Die Funktion auswählen und OK klicken, der Dialog für die Funktionsargumente öffnet sich.
Funktion TEIL suchen und auswählen
Auf OK klicken. Der Dialog zur Eingabe der Funktionsargumente öffnet sich
  • In das Dialogfeld „Text“ klicken und danach in die Zelle der ersten Typbezeichnung klicken. Im Dialogfeld steht nun die Zellenkoordinate B2
  • In das Dialogfeld erstes Zeichen klicken und die Zahl 10 eintragen.
  • In das Dialogfeld Anzahl Zeichen klicken und die Zahl 3 eintragen.

Aus dem Inhalt von Feld B2 werden ab dem 10. Zeichen 3 Zeichen als Teil übernommen. Welche Zeichen das sind, wird im Dialog angezeigt, gelbe Markierung rechts unten.

Funktionsargumente für Funktion TEIL eintragen
Funktionsargumente für Funktion TEIL eintragen

Mit OK den Dialog beenden. Als Ergebnis sehen Sie in Zelle D2 den Inhalt des übernommenen Teils.

Ergebnis der Funktion TEIL
Ergebnis der Funktion TEIL
  • Kopieren Sie den Inhalt der Zelle D2 nun nach unten auf alle Produkte. Damit kennen Sie den Prozessanschluss jedes Produkts.

Schritt 4: SVERWEIS erstellen und damit den Namen der Produkthierarchie in Spalte A eintragen

  • Die Zelle A2 der zu importierenden Produkte anklicken und unter dem Reiter Formeln Funktion einfügen anklicken.
  • Tragen Sie in dem sich öffnenden Dialog unter Funktion suchen SVERWEIS ein oder wählen Sie die Funktion aus der alphabetischen Liste aus.
  • Wählen Sie die Funktion SVERWEIS aus.

Achtung: nicht die ebenfalls angebotene Funktion VERWEIS verwenden!

SVERWEIS suchen und auswählen
SVERWEIS suchen und auswählen
  • Auf OK klicken, damit öffnet sich der Dialog für die Funktionsargumente
  • Suchkriterium festlegen: Dazu klicken Sie im Dialog in das Feld Suchkriterium und klicken anschließend in das erste Feld des Prozessanschlusses (Zelle D2), die im vorherigen Schritt eingefügt wurde.
SVERWEIS Suchkriterium definieren
SVERWEIS Suchkriterium definieren
  • Suchmatrix festlegen: Klicken Sie im Dialog in das Feld Matrix, wechseln Sie dann die Excel-Mappe zur in Schritt 1 erstellten Mappingtabelle und markieren Sie die Tabelle ohne Überschriften
  • Klicken Sie die Taste F4.
SVERWEIS Suchmatrix festelegen
SVERWEIS Suchmatrix festelegen

Damit haben sie die vorher erstellte Mappingtabelle markiert, die dem Prozessanschluss den Strukturnamen zuordnet. Mit der Taste F4 erscheinen Dollarzeichen im Funktionsargument. Das ist wichtig und sorgt dafür, dass immer nur genau diese Matrix durchsucht wird.

  • Klicken Sie in das Feld Spaltenindex und geben Sie die Zahl 2 ein. Das legt fest, dass aus der ausgewählten Matrix (Mappingtabelle) die zweite Spalte im Ergebnis ausgegeben wird.
  • Klicken Sie in das Feld Bereich_Verweis und tragen Sie den Ausdruck WAHR ein. Damit sind alle Funktionsargumente definiert und rechts unter den Auswahlfeldern wird das Ergebnis angezeigt.
SVERWEIS eingetragene Funktionsargumente
SVERWEIS, die eingetragenen Funktionsargumente
  • OK klicken

Als Ergebnis wird in der Zelle A2 nun für den existierenden Prozessanschluss (GBV) der Wert der zweiten Spalte der Mappingtabelle übernommen (Prozessanschluss Gewinde).

  • Kopieren Sie den Inhalt dieser Zelle nun nach unten für alle Produkte. Nun ist für jedes neue Produkt definiert in welche Struktur es gehört.

CSV-Importdatei erstellen

Sie haben nun alle Informationen, die für die Importdatei notwendig sind in einer Excel-Mappe enthalten. Öffnen Sie eine neue Excel Datei, kopieren Sie die für den Import benötigten Spalten in die neue Datei und speichern sie diese im Format csv ab.

 

 

 

 

 

 

 

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